Uso de las redes sociales como herramienta de comunicación durante la recuperación ante desastres

Las partes interesadas vienen en dos formas; interno y externo. Son los vendedores, proveedores, clientes, contratistas y empleados de su organización. Cada parte interesada tiene un interés genuino en asegurar el éxito de la organización y al conocer y comprender ese hecho, la organización no solo tiene el deber sino la responsabilidad de entregar la información necesaria a cada parte interesada sin importar el nivel de interés que tengan en la empresa.

Cuando se trata de implementar un plan de recuperación ante desastres/continuidad del negocio, la organización tendrá que elegir uno o dos lugares mediante los cuales se comunicará con sus partes interesadas. El teléfono ciertamente ya no es el lugar «al que acudir». Lo último que alguien quiere hacer es contestar el teléfono en medio de un huracán o repetir la misma información cien o más veces al día. Tener las herramientas adecuadas a su disposición para comunicarse con todos no solo lo ayudará a mantenerse cuerdo en medio de un huracán, sino que también empoderará a todas las partes interesadas en el sentido de que sabrán lo que está sucediendo. Por lo tanto, con el crecimiento de las herramientas de redes sociales, la capacidad de comunicarse y empoderar a sus partes interesadas nunca ha sido mejor que ahora.

Decidir qué herramientas usar puede ser una de las tareas más difíciles que usted o su organización pueden encontrar al crear un plan de recuperación ante desastres/continuidad comercial. Existen muchas herramientas y es posible que encuentre la correcta en su primer intento o puede continuar buscando la correcta y encontrarla después de numerosos intentos. No hay necesidad de preocuparse, ya que hay muchas herramientas antiguas y nuevas para elegir.

Con mucho, algunas de las formas más antiguas y quizás no tan convenientes de comunicarse con las partes interesadas antes, durante o después de un desastre natural o provocado por el hombre son el correo electrónico, los mensajes de texto y la actualización de un sitio web. Cada uno es efectivo a su manera, pero puede consumir demasiado tiempo cuando todo lo que una organización tiene son minutos o segundos.

El correo electrónico le brinda al usuario la capacidad de transmitir mucha información y archivos adjuntos en un corto período de tiempo. Sin embargo, una preocupación es la de los límites de correo electrónico. Límites como los que impone el software de correo electrónico o el administrador, ya sea para evitar el envío de spam a otros o el envío de archivos de gran tamaño que pueden atascar los sistemas que están diseñados idealmente para cargas pequeñas, como mensajes de correo electrónico simples.

La mensajería de texto brinda al usuario la capacidad de comunicarse «sobre la marcha» con mensajes breves y sencillos. La comunicación a través de mensajes de texto puede llevar mucho tiempo, ya que la capacidad de transmisión puede ser limitada. En la mayoría de los casos, esto significa que el usuario tendrá que enviar mensajes individuales a todas las partes interesadas para mantener a todos informados. Sin embargo, el usuario puede estar demasiado emocionado como para pagar las tarifas por exceso que podría generar un proceso prolongado de recuperación ante desastres.

Actualizar un sitio web puede ser eficaz y relativamente fácil cuando se trata de difundir mucha información a mucha gente muy rápidamente, una vez publicada. Sin embargo, el problema de tener el tiempo disponible para formatear, conectar, cargar y verificar correctamente una página web actualizada podría no ser una realidad posible una vez que ocurre un huracán o un evento climático severo.

Twitter, Facebook, MySpace y los blogs, si bien están basados ​​en la web, también son, con mucho, las formas más fáciles y convenientes de comunicarse con todas las partes interesadas. Su accesibilidad desde casi cualquier PC los convierte en una herramienta invaluable. Además, con cualquier teléfono inteligente basado en la web, la información se puede actualizar desde casi cualquier lugar, en casi cualquier situación y en casi cualquier momento.

Abreviatura de registros web, los blogs existen desde hace bastante tiempo y ahora son muy fáciles de configurar, formatear (o no formatear en absoluto) y usar. Al iniciar sesión, el usuario puede actualizar la situación actual o acompañar esa actualización de estado con una fotografía o dos, todo en cuestión de segundos.

El uso del servicio MySpace también permite una actualización rápida y fácil. Se pueden encontrar aplicaciones de interfaz para los teléfonos habilitados para Internet más populares, como los teléfonos iPhone o Palm Treo. Al igual que un blog, el usuario puede actualizar la situación actual e incluso solicitar comentarios inmediatos de quienes lo siguen. Los no seguidores solo tendrán acceso a las actualizaciones, siempre que la cuenta esté configurada como protegida.

Si bien la configuración de Facebook es relativamente fácil y rápida, tiene un precio. Si bien es un servicio gratuito, el precio consiste en que las partes interesadas que deseen ser notificadas por la organización deberán ser «amigos» de la organización antes del lanzamiento de cualquier plan de recuperación ante desastres/continuidad comercial. Esto no es aconsejable, especialmente cuando el usuario de Facebook está en medio de un huracán, ya que no es el mejor momento para ser «amigos» de personas para que corran la voz. Si bien es una herramienta muy efectiva, requiere mucho trabajo por adelantado y durante todo el proceso.

Twitter es la herramienta más nueva en el cobertizo. Ofrece a cualquier usuario la posibilidad de comunicarse con el mundo 140 caracteres a la vez. Al igual que MySpace y Facebook, las personas pueden seguirlo y usted puede seguirlos, pero no es necesario para compartir información. Con solo 140 caracteres de uso, el servicio ofrece la posibilidad de publicar enlaces mediante los cuales las partes interesadas pueden ver imágenes, descargar documentos o leer información más detallada sobre la situación de la organización. Al igual que los otros servicios, se puede acceder fácilmente a Twitter a través de cualquier PC conectada a Internet o un teléfono inteligente habilitado para Internet.

Independientemente de la herramienta o herramientas que usted o su organización decidan utilizar, los aspectos positivos superarán a los negativos. Saber cuándo estarán abiertas sus puertas o cuándo estará disponible un operador es una forma segura de mantener contentos a sus clientes. También mantendrá contentos a sus proveedores porque sabrán cuándo y dónde pueden comenzar a entregar el producto en su ubicación. Sobre todo, los empleados sabrán cuándo es el momento de presentarse a trabajar. Por lo tanto, al crear el plan de recuperación ante desastres/continuidad comercial, mantener abierta la conversación entre usted y las partes interesadas contribuirá en gran medida a que todos regresen a la normalidad lo antes posible.