La importancia de la comunicación durante la gestión de desastres

Manejo de emergencias en tiempos de desastre

Una crisis se define por una serie de eventos que ocurren rápidamente y sin planear en un área que usted administra. La importancia de una excelente comunicación no se puede expresar lo suficiente, porque todas sus decisiones como administrador de emergencias se basan en la información obtenida de todos los que respondieron y los testigos del desastre.

De hecho, un buen plan de gestión de emergencias tendrá un puesto de comunicación dedicado y su única responsabilidad será coordinar todas las demás comunicaciones para proporcionar al gerente un único flujo de comunicación.

He visto a un gerente tratando de controlar una crisis, mientras usaba un teléfono móvil de la empresa, su teléfono móvil personal, un auricular de radio y personas cercanas que hablaban con él. ¿Dónde crees que estaba su capacidad para manejar esta crisis?

El primer punto de falla en los desastres son los sistemas de comunicación.

Es extraño ver cuántos gerentes confían en los teléfonos móviles como sistema de comunicación de la empresa durante un desastre. Tómese un segundo para pensar cuánto tiempo permanece funcional un sistema móvil durante un desastre hasta que se sobrecarga de usuarios y falla.

Aquí es donde se destaca la importancia de seleccionar el equipo de comunicación adecuado. Si el equipo falla, no importa qué tan hábil sea su equipo de gestión de emergencias, no pueden comunicarse entre sí para transmitir datos vitales.

Considere revisar su equipo de emergencia para;

• ¿Los teléfonos móviles de su empresa tienen todos los números de empleados en la lista de contactos?
• ¿Tiene baterías de repuesto, completamente cargadas y listas para funcionar para todos los teléfonos que se usaron durante la emergencia?
• ¿Seguirá estando en uso su sistema de teléfono fijo si se corta la energía o la computadora?
• ¿Cómo gestionas varias conversaciones en tu móvil sin colgarse?
• ¿Todos los miembros del equipo de respuesta tienen su equipo de comunicación con ellos en todo momento?

El segundo punto de falla es la falta de eficiencia en el uso del equipo de comunicación.

Al realizar las prácticas, es fácil hablar despacio y con claridad mientras todos esperan pacientemente a que termine. Esta no es forma de practicar para emergencias.

Prueba esto en su lugar. Déles a todos una radio/teléfono y dígales que caminen rápidamente alrededor de un parque u óvalo de tamaño decente cercano durante uno o dos minutos.

Te mueves al medio y luego los llamas. Pídales que describan rápidamente lo que ven mientras pasan junto a los diferentes objetos. Escuche lo que sucede a continuación. Si esto no le inculca la importancia de una buena comunicación durante un desastre, nada lo hará.

Lo que experimentarás es;

• Respiración rápida cuando la adrenalina entra en acción y las personas apresuran sus palabras habladas
• Algunos cortan a otros porque no están escuchando las comunicaciones sino pensando en lo que dirán a continuación.
• Mucho espacio de radio muerto ya que las personas están tratando de entender cómo describir lo que ven y se olvidan de que tienen el teléfono o la radio encendidos.

Como resultado directo de este pequeño experimento, también obtendrá una idea de cómo será tratar de escuchar 10-20 mensajes diferentes que le llegan desde el centro.

Cómo mejorar tus comunicaciones

Asigne indicativos y códigos de radio para nombres de edificios y ubicaciones, por ejemplo, para reducir el tiempo que cada persona permanece en la red.

Asigne un líder de comunicaciones para manejar todas las llamadas entrantes y salientes convirtiéndose en el centro de atención y permitiéndole tomar decisiones y no tomar mensajes.

Bueno gestión de emergencias significa que todos tienen un papel que desempeñar y alguien debe ser responsable de garantizar que sus sistemas de comunicación resistirán el desafío. No se concentre únicamente en los extintores de incendios y los botiquines de primeros auxilios, ya que estos no le servirán de nada si no puede enviar los mensajes a su equipo de emergencia.

Incluso solo cuatro personas en su sistema de comunicación significa que hay once canales de comunicación por los que fluirán los mensajes. Imagínese cuántos canales de comunicación necesitan administrarse para 20 miembros del personal de respuesta.