Gestión de registros y su papel clave en la continuidad del negocio y la recuperación ante desastres

La Sociedad de Gestión de Registros del Reino Unido define la gestión de registros como «el proceso mediante el cual una empresa gestiona todos los elementos de los registros, ya sean generados externa o internamente y en cualquier formato o tipo de medio, desde su inicio/recepción, hasta su eliminación». . En esta era digital, muchas organizaciones han establecido sistemas integrales para garantizar que los registros electrónicos se almacenen y realicen copias de seguridad de manera segura, con un plan establecido en caso de que ocurra una crisis inesperada. Esto tiene mucho sentido ya que algunas estimaciones sugieren que más del 90 % de las empresas que han sufrido un desastre importante en el procesamiento de datos cerrarán en un plazo de 5 años.

En estos días, la mayoría de los empleados confían en los sistemas electrónicos para hacer su trabajo y los archivos perdidos o dañados pueden significar un desastre. Sin embargo, mientras que los sistemas de TI a menudo se consideran cuidadosamente y se planifica cualquier emergencia percibida, los registros en papel a menudo se pueden descuidar. Es difícil precisar por qué sucede esto, excepto que quizás los registros manuales no se consideren importantes en comparación con los costosos sistemas de TI. Tal vez también sea el caso de que la mera fisicalidad de un registro en papel hace que la gente crea (erróneamente) que no es tan importante salvaguardarlo como un archivo de computadora que podría destruirse o corromperse más fácilmente. Pero tomar este punto de vista es imprudente y miope.

Muchas organizaciones tienen la obligación legal de mantener ciertos registros durante un período de tiempo específico. Por ejemplo, ahora se exige a las instituciones financieras que mantengan los archivos de los préstamos hipotecarios hasta diez años después de que se haya pagado el préstamo. Algunos registros médicos deben almacenarse durante toda la vida del paciente y las instituciones gubernamentales ahora están obligadas a conservar ciertos registros hasta por 50 años. Las empresas pagan un alto precio por llevar registros inadecuados. En enero de 2003, el Bank of Scotland fue multado con 1,25 millones de libras esterlinas por infringir las normas contra el blanqueo de capitales en la identificación de los clientes porque no había conservado una copia de la identificación del cliente o un registro de dónde se guardaba. A menudo existe el requisito legal de conservar el documento original en papel incluso cuando existe electrónicamente y en cualquier acción, el peso legal de los registros será mayor si se produce la versión original. El Business Archives Council, que promueve la preservación de los registros comerciales de importancia histórica, da algunas otras razones por las que puede ser prudente guardar los documentos originales.

Entre sus puntos están:

* Gobierno corporativo transparente

Un buen mantenimiento de registros es una parte integral de un gobierno corporativo transparente. La implementación de la Ley Sarbanes-Oxley en los EE. UU. ha traído consigo un mayor escrutinio de los controles y prácticas internos de una organización. Los registros confiables y precisos sirven como base para los sistemas de informes de una empresa y garantizan que cumplan con las mejores prácticas.

* Una pieza clave de la Responsabilidad Social Corporativa

El cuidado de tu patrimonio puede ser una parte clave de una política de Responsabilidad Social Corporativa. Las empresas han tenido un impacto en la vida de su personal, clientes, accionistas y en las comunidades en las que operan. Los archivos comerciales registran cómo las vidas se han visto afectadas y cambiadas. Algunas empresas han reconocido públicamente que sus propias historias son una pieza importante en el rompecabezas del pasado y que tienen el deber de cuidar sus propios archivos. Hacer que los archivos empresariales sean accesibles al público es una contribución real a la comunidad.

* Construcción de marca

El pasado se puede utilizar para respaldar el desempeño presente. Los archivos añaden detalle y profundidad a la imagen pública de una empresa, diferenciándola de la competencia. Celebrar aniversarios o cumpleaños significativos pone de relieve la naturaleza de larga data y los logros de la empresa. La información histórica y las imágenes también se pueden utilizar para respaldar marcas particulares que enfatizan su posición en el mercado.

* Un mercado para la nostalgia

La explotación de su patrimonio puede generar ingresos. Las empresas con logotipos e imágenes de publicidad y embalaje bien conocidos pueden licenciar sus reproducciones en todo tipo de formas: el Guinness Tucán, la mostaza de Colman y el jabón Pears son solo algunos ejemplos de imágenes conocidas que generan dinero para sus propietarios.

* Educación

Los archivos se pueden utilizar dentro de una empresa para informar y educar a los nuevos empleados sobre la historia y los éxitos de una empresa y transmitir los valores y principios de la empresa. Los archivos también pueden ser utilizados como un recurso educativo por estudiantes de todas las edades; algunas empresas han producido recursos educativos muy populares y de gran prestigio destinados a escolares.

Claramente, algunos de estos puntos no se colocarían bajo el título de ‘Crítico para el negocio’, pero brindan más información sobre por qué los registros en papel pueden ser tan importantes.

La primera regla general para cualquier organización debe ser evaluar sus registros de acuerdo con los siguientes criterios: valor comercial, valor legal, valor administrativo, valor histórico. Los registros pueden entonces clasificarse como vitales, importantes, útiles o no esenciales. Para aquellos registros considerados vitales, el siguiente paso es asegurarse de que el almacenamiento de esos registros sea una parte integral de su plan de continuidad comercial y esto significa considerar cómo y dónde se almacenan. Exactamente de la misma manera que protegería sus sistemas de TI y registros electrónicos, se deben considerar los posibles escenarios de desastres y cómo puede protegerse contra la pérdida o el daño de esos registros.

Para muchas empresas, el primer factor obvio en el que pensar es la ubicación física. Una nota de Morgan Stanley Brokers en junio de 2003 estimó que el 70% de las empresas almacenan registros en sus propias instalaciones. Claramente, esto tiene enormes implicaciones en caso de que esa oficina esté sujeta a algún tipo de evento negativo. Los horribles y devastadores eventos del 11 de septiembre mostraron con demasiada claridad los riesgos potenciales de almacenar registros comerciales vitales en el sitio con muchos miles de documentos importantes destruidos. Pero si no está en el sitio, ¿cuál es el mejor lugar? Algunas empresas descuentan el almacenamiento fuera del sitio para aquellos registros que se consideran ‘activos’, ya que pueden estar preocupadas de que, si los necesitan, será un proceso difícil recuperarlos, pero cualquier empresa profesional de gestión de registros debería poder devolver un documento. a usted dentro de las 24 horas y/o una versión electrónica escaneada dentro de unas pocas horas.

Si eso no es aceptable, se debe considerar la posibilidad de copiar el registro y colocar el original fuera del sitio. Los mismos factores se aplican al almacenamiento a largo plazo o ‘inactivo’. Al decidir sobre un proveedor de almacenamiento externo, otro punto importante a considerar incluye las condiciones ambientales del sitio. El papel debe almacenarse a temperaturas frescas constantes con una banda de humedad ajustada. Vale la pena leer BS5454 ya que establece el estándar ambiental para el almacenamiento de documentos de archivo. Otros puntos a evaluar incluyen el riesgo de inundación, incendio o ataque terrorista y, en caso de que ocurra alguno de estos, cómo la empresa de administración de registros en cuestión planea manejarlo con anticipación.

El Archivo Nacional, anteriormente conocido como Oficina de Registros Públicos, tiene algunos de los registros más importantes del país. Actuando como el archivo oficial del gobierno del Reino Unido, The National Archives se ocupa de muchos miles de documentos que contienen 900 años de historia desde el Domesday Book hasta el presente. Los Archivos Nacionales mantienen la mayor parte de su material en su sede en Kew, pero también mantienen una parte de su archivo fuera del sitio en DeepStore. Sugieren que, para minimizar el daño a los registros en papel, las organizaciones deberían considerar lo siguiente cuando planifiquen para un desastre.

* La mejor manera de lidiar con desastres potenciales es evitar que sucedan. Un primer paso es identificar y evaluar las fuentes de riesgo potencial en términos de la probabilidad de que ocurra un incidente y el posible impacto si ocurre, incluidos los costos de recuperación.

* El proceso debe incluir una inspección detallada de las instalaciones y las actividades operativas en el sitio, y la consulta con el personal en cada área de trabajo, en particular aquellos como los cuidadores o limpiadores que tienen la responsabilidad diaria del edificio. También puede ser necesario consultar fuentes externas especializadas de asesoramiento de personas como oficinas de prevención de incendios, asesores de seguridad, proveedores de seguros y un conservador calificado.

* Las evaluaciones de riesgos deben revisarse al menos una vez al año para tener en cuenta el cambio de circunstancias y un registro sistemático de cualquier incidente anterior ayudará a refinar esas evaluaciones.

* Además, es importante ser consciente de los aumentos temporales del riesgo, por ejemplo, debido a la presencia de contratistas en el sitio, condiciones climáticas extremas, actividad inusual en las instalaciones adyacentes. Las fuentes comunes de riesgo para los registros en papel (de diversos grados de gravedad) incluyen condiciones climáticas extremas, goteras en los techos, problemas de plomería, tabaquismo, mal almacenamiento de materiales inflamables, mal funcionamiento del cableado eléctrico, iluminación, incendios provocados o vandalismo (hasta la mitad de los incendios en el Reino Unido se inician deliberadamente), fugas de gas, accidentes industriales en locales cercanos y terrorismo.

Anna Buelow, Jefa de Preservación de The National Archives da algunos consejos sobre cómo cómo una empresa debe abordar un problema si, a pesar de planificar para evitarlo, ocurre lo peor y los registros en papel se dañan por el agua. Ella explica: «La principal preocupación en una situación de desastre es tomar las medidas necesarias para salvar o limitar el daño a tantos registros como sea posible. Idealmente, el proceso de recuperación debe comenzar con una evaluación preliminar de esos documentos en el área afectada». área, designada como la más valiosa o importante, identificada por el primer miembro superior del personal en llegar al sitio.

«Para el material levemente dañado, puede ser posible secar al aire los artículos. Esto debe hacerse en un área grande, bien ventilada y supervisada por un profesional experimentado si es posible. Todo lo que esté saturado debe retirarse de las cajas, embalarse en bolsas de polietileno y etiquetados, luego deben ser congelados y tratados por una agencia especializada».

¿Y los daños por fuego? La empresa especializada Harwell Restoration Services ofrece el siguiente consejo: «Dependiendo del diseño de un edificio determinado durante un incendio, los residuos de humo pueden viajar grandes distancias desde la fuente del incendio real, creando potencialmente daños generalizados, incluso si el incendio en sí solo afectó a uno». habitación. Dentro de una oficina o biblioteca, este humo puede presentar un problema inmenso, ya que sin restauración, el papel dañado no será seguro ni práctico de usar. El daño por fuego es reparable en la gran mayoría de los casos. El papel apretado no necesariamente se quemará y el daño, causado principalmente por los residuos de humo, generalmente se limita a los bordes exteriores, dejando intacta la información dentro del bloque del libro, la caja de archivo o el archivo».

Por lo tanto, al considerar empresas de administración de registros fuera del sitio, es importante asegurarse de que tengan instalaciones de almacenamiento de primer nivel. Mire cuidadosamente todos sus sistemas y haga muchas preguntas. También vale la pena pensar en dónde están ubicados, ya que incluso si su edificio o unidad parece seguro, un incendio o una inundación en una unidad vecina podría causar problemas reales.

A pesar del surgimiento de la llamada «era electrónica», está claro que será necesario almacenar registros en papel durante muchos años. A la luz de esto, es vital que sean tratados como una parte clave del negocio y el plan de continuidad del negocio de cada empresa debe tener esto en cuenta.